項目管理和組織因素

前段時間,我負責安排在我組織的貨幣協會內進行的風險投資。其中一項活動被轉移到一家龐大的諮詢公司,該公司為該事業提供了高管、考試和晉升資產。我會每週與任務負責人舉行聚會,他們可靠地給了我“批准”,直到主要的關鍵成就被擊中。就在主力成果的七日行程臨近之際,他宣布,必須將成果潛行七日,才能保證有效傳送。接下來的一周過去了,這項工作再次滑倒了 7 天。這種情況又持續了兩週,並保證“我們毫無疑問會在一周後完成。” 我選擇圍繞任務進行一些滑行,以調查任務的真正位置。事實證明,我們從傳達到當時晚了一個月的成就大約有一個月的時間。

顯然,我對經營這項事業的諮詢公司並不十分興奮。他們派了一位重量級項目負責人來調查情況。在檢查了兩個小時的承諾後,他向我宣布任務失敗了,不是因為他的協會做過或沒有做過任何事情,而是因為我們作為客戶所做的事情導致了問題。顯然,我基本上失去了他。那時,我和他一起完成了創業計劃,完成了每一項任務,並不斷向他詢問為什麼他的任務負責人沒有處理合資企業的執行,以及為什麼我們正在著手獲得“批准”時確實,這項任務嚴重下滑。在我的調查之後,他說他會跟進並打我。我實際上是在暫停。

好吧,老鼠和男人最好的計劃往往結果很糟糕。儘管風險計劃看起來多麼漂亮,關聯圖多麼清晰,或者危險和問題表達得多麼清楚,但最好的企業執行非凡的安排,令人難以置信。強有力的董事會執行意味著推動安排,使變更項目管理專業人員對解決意外問題很重要,並消除可能阻礙有效完成的障礙。任務負責人需要保持可預測性,確保這些事情順利進行;它們不會在沒有其他人的情況下簡單地發生。為了更詳細地表達這一點,這裡有三個食譜供您記住:

安排+執行=項目成功

執行–計劃=隨機鞭打

安排 – 執行 = 精心打扮的慣性

根據我的經驗,我制定了六個程序,可以幫助您作為任務主管更好地保證項目的完成。雖然這當然不是您可以做的所有事情的全面概述,但它具有一些特定區域,可以幫助阻止企業遭受破壞:

扼殺和擠壓“閃亮的物品”——首先,我們把閃亮的物品放在場景中怎麼樣;對我來說,一件閃閃發光的物品對需要完成的工作並不重要,也不是時間敏感的。如果某些事情超出了您的工作區域,而這些事情以後應該可能不會影響您的工作,但卻阻礙了您正在做的事情,那麼,在我看來,這就是一個閃閃發光的項目。識別閃亮的物品和常規的消防演習。對我來說最本質的區別是應該快速完成消防演習,無論如何都會有一些重要且明確的業務成果;儘管有光澤的文章,如果它沒有完成,就沒有實質性的商業成果。這是一個重要的獨特元素,因為據我所知,許多光面物品違規者認為他們閃閃發光的物品是火穿透和呼吸容易,因為他們在滅火時感受到了成就感,因此他們對消防演習做出反應。在您的團隊偏離軌道之前,請注意有光澤的文章並壓制它們。

觀看“計劃外”的差事——最近我與一個風險投資集團合作,該集團有一個非常好的任務計劃,條件、資產和時間跨度都分散了。然而,問題是風險計劃接受了 100% 的資產集中,但只有大約 60% 的資產中心致力於任務計劃。剩下的 40% 被企業管理員所持有的日常議程所吞噬,儘管有任務計劃。以這種方式,由於日間作業的計劃,該任務直接導致 40% 的時間表滑倒。作為風險投資總監,您有義務保證所有與承擔相關的行動都反映在您的風險投資計劃中,並且您有義務明確說明時間資產用於跑腿的程度。

在創建量表時要合理有力地思考——在評估運動水平方面,我曾使用過三種明確無誤的角色類型。主要角色類型是Ms. Reality。她檢查給定的任務安排,並為她承擔責任的期望做出明智而有力的假設。更重要的是,她在約會時表現得非常可靠。隨後的角色類型是 Mr. Op T. Spiritualist。奧普先生可靠地低估了差事,並給出了“如果每一位明星都調整”完成工作的預測。作業迅速完成到 90%,然後永遠留在那裡。第三種角色類型是Mr. Gloom N. Destruction。格魯姆先生經常給出最悲觀的情景評估,並會像排骨上的烤醬一樣對可能性進行大量分析。神秘的成分(你能說我真的喜歡排骨嗎?)這裡是感知你工作的角色類型,並試圖用每種角色類型扼殺現實。確實,你會遭到一些反對,尤其是來自 Gloom 先生的反對,但除非你在評估中應用一些強有力的現實,否則你將很難獲得支持和上級將你視為可靠的任務主管。

每週舉行一次狀態聚會——我非常熱衷於每週一次的狀態聚會和一周又一周的狀態報告,尤其是在高感知度項目上。說實話,我已經成為直接在我的狀態會議上製作我的風險狀態報告(參見本文下部的狀態報告佈局)的堅定擁護者。對此的關鍵是在狀態會議期間關注項目計劃的承諾、成就、危險和問題。我經歷過如此大量的狀態聚會,重點是每個同事討論成就和努力與結果。目前,所有同事都在努力工作,這很好,但是當每個人都開始誇獎自己工作了多長時間而不知道如何計劃時,你手頭有一項虛弱的任務。讓狀態集會準時、危險和問題歸零,並保持極其普通。除非您願意按照時間表玩俄羅斯輪盤賭,否則盡量不要長時間不做這些事情。

揭露違規者——好吧,在我讓每個人力資源主管準備向我開槍之前,讓我澄清一下我的意思。在狀態收集中,我認為對於任務管理員來說,期望那些不履行職責的項目同事向工作組披露他們沒有盡到應有的份額的原因是完全在限制範圍內的。我經常看到項目主管保護無用的項目同事或不約束他們澄清他們的活動(或總體上不作為)。創業團隊中的每個人都需要了解的是,這個人沒有做到這一點的地方,不僅是風險投資負責人被辜負了;這是整個小組。當每個工作的同事都覺得對團隊的其他人負責,並且直截了當地覺得這個人讓團隊的其他人失望時,這個人就必須執行並滿足日期。這對於讓團隊執行非常有說服力,只需確保以尊重的方式完成即可。它與讓團體表演有關,而不是與表達對某人的尊重有關。

安排差事時使用 1/1/1 標準——出色的執行始於令人難以置信的準備。當然,我們都看到過一個任務組每週工作 90 小時以按時完成一項被誤導和安排好的任務的勇氣表現。儘管如此,沒有人喜歡在這種模式下工作。精心安排的承諾必然會按客戶假設和內部財務計劃、期間按時完成。良好安排的一個關鍵部分是利用我所說的工作分解結構分解中的“1/1/1”規則,這意味著“一個可交付的,一個人的,多周的”。在事業計劃中推進到這種程度的詳細程度可以保證誰對差事負責以及與任務相關的可交付成果應該是沒有不確定性的。同樣地,通過利用多周的長度,您可以更好地保證任務將在一周內完成狀態宣布週期。最重要的是,您將限制“90% 完成”的衝擊,直到最後 10% 完成。

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